Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a gazdálkodó szervezetek az elektronikus ügyintézés során 2019. január 1-től a NAV előtti eljárásokban is cégkapu használatára kötelezettek.
A gazdálkodó szervezetek 2019. január 1-től továbbra is választhatnak, hogy a NAV előtt I. meghatalmazott nélkül járnak el, vagy II. nagykorú tagjuk, alkalmazottjuk jár el meghatalmazottként, vagy III. szakértelemmel rendelkező más személy / szervezet mint meghatalmazott segítségét veszik igénybe. A NAV a weboldalukon közzétett, gyakran ismételt kérdések alapján összeállított példákkal segíti a cégkapunyitásra kötelezett adózókat a változások megismerésében.
I. Gazdálkodó szervezet meghatalmazott nélküli eljárása
A gazdálkodó szervezet nem természetes személy, esetében adóügyekben „saját” eljárásnak az tekinthető, ha a gazdálkodó szervezet nevében törvényes képviselője jár el.
„Saját” eljárás esetén 2019. január 1-től a gazdálkodó szervezet saját cégkapuján keresztül történik a kapcsolattartás. Ez azt jelenti, hogy az adózó a küldeményeket a saját cégkapujáról küldi meg a NAV-nak, és a NAV is az adózó cégkapujára kézbesíti a küldeményeit. A cégkapuról küldött dokumentumot úgy kell tekinteni, hogy az az adózótól származik, a cégkapun dokumentumot fogadó személy pedig átvételre jogosultnak minősül. 3
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha az a személy, akinek az ún. cégkapu megbízott az adózó cégkapujához hozzáférést biztosított, – bármilyen dokumentumot (pl. bevallást) benyújt a cégkapu használatával, akkor a NAV azt az adózótól származó dokumentumnak (pl. bevallásának) tekinti; – bármilyen dokumentumot letölt (pl. hatósági döntést tartalmazó iratot), az kézbesítettnek minősül, így a kapcsolódó határidők elkezdődnek. Az adózói cégkapura küldött adóhatósági iratok bármely cégkapu hozzáféréssel rendelkező személy számára átvehetőek, hozzáférhetőek, és fontos, hogy a kézbesítés joghatásai az első átvételhez (első letöltéshez, megnyitáshoz) kapcsolódnak.
„Saját” eljárás esetén a gazdálkodó szervezet feladata és felelőssége biztosítani, hogy mindig legyen olyan személy, aki a cégkapuhoz hozzáférve küldeni és fogadni tudja az iratokat, és a gazdálkodó szervezet adózó felelőssége annak eldöntése is, hogy mely személy részére biztosít hozzáférést a cégkapuhoz.
1.) Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsztv.) 1. § 23. pont 2 az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eüsztv. vhr.) 91. § (1) bek. egyéni ügyvéd, az európai közösségi jogász, egyéni szabadalmi ügyvivő 3 Eüsztv vhr. 89. § (9) bekezdés
2.) 1. számú példa: A gazdálkodó szervezet: Kiss Kft., az ügyvezetője Nagy Béla. A Kiss Kft. cégkapujához az ügyvezetőn kívül egy titkárnő fér hozzá, aki az adminisztratív feladatokat látja el. Ha a Kiss Kft. az adóügyeit a saját cégkapujáról intézi, akkor a bevallásait és egyéb küldeményeit is a saját cégkapujáról kell küldenie, és a neki szóló iratokat is ott kell fogadnia. Ha a cégkapu megbízott a titkárnő számára is hozzáférést biztosít a Kiss Kft. cégkapujához, és a Kiss Kft. bevallásait a titkárnő küldi el a NAV részére, az így beküldött bevallások a Kiss Kft. bevallásának minősülnek.
Fontos, hogy a cégkapuhoz való hozzáférés önmagában nem jogosítja fel a titkárnőt a NAV előtti egyéb eljárásokra (kizárólag akkor, ha arra Nagy Béla meghatalmazást ad számára, és ezt bejelentik az adóhatósághoz). Látható a példából is, hogy ezzel a megoldással kizárólag a dokumentumok cégkapun keresztül történő küldése és fogadása egyszerűsödik az adózók számára, ami azonban a képviseleti szabályokat nem írja felül.
II. Gazdálkodó szervezet nagykorú foglalkoztatottja vagy tagja jár el meghatalmazottként.
A gazdálkodó szervezet nagykorú tagja, foglalkoztatottja igénybevétele esetén a gazdálkodónak meghatalmazást kell adnia5 a tag, foglalkoztatott részére. A képviseleti jogosultság keletkezéshez az is szükséges, hogy a meghatalmazást be is jelentsék az adóhatósághoz (ún. EGYKE jelű adatlapon). A 2019. január 1-je előtt megtett bejelentések megismétlésére – a 4. számú példánál jelzett eseten kívül – nincs szükség.
1. számú példa: A gazdálkodó szervezet: Kiss Kft., az egyik tagja és egyben ügyvezetője Nagy Béla, a gazdálkodó szervezet másik tagja Apró János. A Kiss Kft. cégkapuja szolgál a Kiss Kft. bevallásainak küldésére és a küldemények fogadására. Ha Apró János hozzáféréssel rendelkezik a Kiss Kft. cégkapujához, akkor az Apró János által a Kiss Kft. cégkapujáról beküldött pl. bevallás a Kiss Kft. bevallásának minősül, és az Apró János által megnyitott dokumentumok is kézbesítettnek minősülnek.
Ha Nagy Béla úgy dönt, hogy Apró János járjon el a NAV előtt a Kiss Kft. adóügyeiben, ehhez arra is szükség van, hogy Apró János számára Nagy Béla mint a Kiss Kft. vezetője meghatalmazást adjon, és ezt az adóhatósághoz is bejelentse (az ún. EGYKE adatlapon6). Ahogyan azt az 1. számú példánál is jeleztük, mindez a képviseleti szabályokat nem írja felül, ezért Apró János az adóügyekre vonatkozó meghatalmazás alapján – az abban foglaltaknak megfelelően – járhat el a NAV előtt. Ha tehát Apró János nem kizárólag dokumentumokat küld és fogad a cégkapun keresztül, hanem, „egyéb eljárásokban” (pl. ellenőrzési eljárás, eBEV felületen történő lekérdezések, stb.) is közreműködik a Kiss Kft. nevében, ehhez számára állandó vagy eseti meghatalmazást kell adni.
4 az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.) 17. § (1) bekezdés a) pont 5 Air. 17. § 6 A meghatalmazott eseti meghatalmazás alapján is eljárhat, eseti meghatalmazás esetén nem szükséges az EGYKE.
III. Gazdálkodó szervezet szakértelemmel rendelkező meghatalmazottal történő eljárása
A gazdálkodó szervezet dönthet úgy, hogy a NAV előtti eljárásokban szakértelemmel rendelkező segítségét veszi igénybe, aki lehet a) természetes személy (pl. egyéni vállalkozóként működő könyvelő)7, vagy b) egy olyan másik gazdálkodó szervezet törvényes vagy szervezeti képviselője/tagja/alkalmazottja, amely számviteli szolgáltatás nyújtására jogosult8 vagy ügyvéd/ügyvédi iroda.
Szakértelemmel rendelkező személy igénybevétele esetén a gazdálkodó szervezet adózónak meghatalmazást kell adnia a szakértelemmel rendelkező részére, és a meghatalmazást be is kell jelenteni a NAV-nak (ún. EGYKE jelű adatlapon). A 2019. január 1-je előtt megtett bejelentések megismétlésére – a 4. számú példánál jelzett eseten kívül – nincs szükség.
Az irányadó jogszabályi rendelkezések alapján az adóhatósági iratot a meghatalmazott képviselővel eljáró adózó esetében a képviselő számára kell kézbesíteni.
1. január 1-jétől, ha akár az adózó, akár a meghatalmazott elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, akkor a meghatalmazott és a NAV között elektronikus úton történik a kapcsolattartás.
Az a) pont szerinti esetben, azaz természetes személy (pl. egyéni vállalkozó könyvelő) meghatalmazott esetén a kapcsolattartás továbbra is a képviselő KÜNY (köznyelven: ügyfélkapus) tárhelyén keresztül valósul meg.
1. számú példa: A gazdálkodó szervezet: Kiss Kft., az ügyvezetője Nagy Béla, a NAV előtti eljárásokban a Kiss Kft-t a Könyvelő András nevű könyvelő képviseli, aki egyéni vállalkozóként látja el feladatait. Könyvelő András egyéni vállalkozó akkor tud a Kiss Kft. nevében eljárni, ha számára Nagy Béla mint a Kiss Kft ügyvezetője meghatalmazást ad, és ezt bejelenti az adóhatósághoz is (az ún. EGYKE adatlapon). A kapcsolattartás 2019. január 1-től nem változik, továbbra is Könyvelő András KÜNY tárhelyén keresztül valósul meg, a Kiss Kft. bevallásait Könyvelő András a KÜNY tárhelyéről küldi, és a NAV küldeményeit ott fogadja.
A b) szerinti esetben, azaz, ha a meghatalmazott cégkapu nyitásra kötelezett gazdálkodó szervezethez köthető személy13, a kapcsolattartás a meghatalmazotthoz köthető gazdálkodó szervezet cégkapuján (továbbiakban: meghatalmazotti cégkapu) keresztül valósul meg.
Meghatalmazotti eljárás esetén 2019. január 1-től a meghatalmazotti cégkapun keresztül történik a kapcsolattartás, az adózó dokumentumai innen érkeznek, és a NAV is a meghatalmazotti cégkapura kézbesíti a küldeményeit. 7 Air. 17. § (1) bekezdés b) f) h) i) pontjai szerinti meghatalmazottak 8 Air. 17. § (1) bekezdés g) pontja 9 Air. 17. § (1) bekezdés c) és d)pontja 10 Air. 17. § 11 Air. 79. § (1) bekezdése 12 Air. 36. § (5)-(6) bekezdései 13 Air. 17. § (1) bekezdés c), d) e) és g) pontjai
A meghatalmazotti cégkapuról küldött dokumentumot úgy kell tekinteni, hogy az az adózótól származik, a meghatalmazotti cégkapun dokumentumot fogadó személy pedig az átvételre jogosultnak minősül.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha az a személy, akit a meghatalmazotti cégkapu megbízott a meghatalmazotti cégkapuhoz hozzárendel, – az adózóra vonatkozó olyan dokumentumot (pl. bevallást) nyújt be a cégkapu használatával, melynek a benyújtására a meghatalmazottnak a meghatalmazás terjedelme alapján joga van, akkor az az adózó dokumentumának (pl. bevallásának) minősül; – bármilyen dokumentumot megnyit (pl. hatósági döntést tartalmazó iratot), amely az adózó olyan adóügyében keletkezett, melyre a meghatalmazás annak terjedelme alapján kiterjed, az kézbesítettnek minősül, az eljáráshoz kapcsolódó határidők elkezdődnek.
A meghatalmazotti cégkapura küldött adóhatósági iratok bármely meghatalmazotti cégkapu hozzáféréssel rendelkező személy számára átvehetőek, hozzáférhetőek, ebben az esetben is fontos, hogy a kézbesítés joghatásai az első átvételhez (első megnyitáshoz, letöltéshez) kapcsolódnak.
A meghatalmazotti eljárás esetén tehát a meghatalmazotthoz köthető gazdálkodó szervezet feladata és felelőssége annak biztosítása, hogy mindig legyen olyan személy, aki a cégkapuhoz hozzáférve küldeni és fogadni tudja az iratokat, és a gazdálkodó szervezet felelősségi körébe tartozik az is, hogy mely személyek részére biztosít hozzáférést a meghatalmazotti cégkapuhoz. A meghatalmazotti cégkapun ténylegesen eljáró természetes személy és a NAV-hoz bejelentett képviseleti jogosultsággal rendelkező természetes személy eltérő lehet, ez azonban nem akadályozza a meghatalmazotti cégkapu használatát a képviselt adózó ügyében, mivel az számít, hogy a meghatalmazott cégkapujára érkezzenek az adóhatósági iratok és onnan történjen a kiküldés is.
1. számú példa: A gazdálkodó szervezet: Kiss Kft., az ügyvezetője Nagy Béla, a NAV előtti eljárásokban a Kiss Kft-t a Szolgáltathat Zrt-nél alkalmazottjaként Vidám Judit képviseli. A Szolgáltathat Zrt. egy számviteli szolgáltatást nyújtó gazdasági társaság. Vidám Judit a Kiss Kft. valamennyi adóügyében eljárhat. Vidám Judit mint a Szolgáltathat Zrt. alkalmazottja akkor tud a Kiss Kft. nevében beadványt benyújtani, ha erre Nagy Béla, mint a Kiss Kft. vezetője meghatalmazza, és ezt bejelentik az adóhatósághoz is (az ún. EGYKE adatlapon). Az EGYKE adatlap ismételt benyújtására csak akkor van szükség, ha a példa szerint a Szolgáltathat Zrt. alkalmazottjának adóazonosító jelével együtt a Szolgáltathat Zrt., mint képviselő szervezet adószámát korábban nem jelentették be az adóhatósághoz.15 Ebben az esetben 2019. január 1-től a Kiss Kft. bevallásai a Szolgáltathat Zrt. cégkapujáról érkeznek, a Kiss Kft. részére szóló iratokat a NAV a Szolgáltathat Zrt. cégkapujára küldi. A Szolgáltathat Zrt. feladata, hogy biztosítsa, hogy mindig legyen olyan személy, aki a Szolgáltathat Zrt. cégkapujához hozzáférve küldeni és fogadni tudja az iratokat és azokat eljuttatja Vidám Judit részére. 14 Eüsztv vhr. 88. § (1) illetve 89. § (9) bekezdés 15 A képviselő szervezet adószámának bejelentettségét a képviselő a NAV eBEV szolgáltatásán keresztül a „Képviseletek Jogosultságok” menüpontban ellenőrizheti.
Amennyiben a példa szerinti esetben Vidám Judit számára, mint a Szolgáltathat Zrt. alkalmazottja számára Nagy Béla, mint a Kiss Kft. vezetője nem valamennyi adóügyre vonatkozó, hanem pl. a Kiss Kft. áfa bevallásai benyújtására ad meghatalmazást, a fentiek kizárólag az áfa bevallásra és a kapcsolódó iratokra érvényesek.
A III/b. pont és a 4. számú példa szerint kell eljárni abban az esetben is, ha az adózó nem cégkapu nyitásra kötelezett gazdálkodó szervezet, hanem pl. egyéni vállalkozó, társasház, stb., azonban az adóügyekben eljáró meghatalmazottja egy olyan másik gazdálkodó szervezet törvényes vagy szervezeti képviselője/tagja/alkalmazottja, amely számviteli szolgáltatás nyújtására jogosult (vagy ügyvéd/ügyvédi iroda) és cégkapu használatára kötelezett.
Forrás: NAV