Első hallásra csábítónak tűnhet az otthonról történő munkavégzés. Nem kell hajnalban az ébresztőóra hangjára felkelni, időben megihatjuk a reggeli kávénkat, a dugóban álldogálás ideje helyett pedig megnézhetjük a kedvenc reggeli műsorunkat. Vajon tényleg ilyen egyszerű lenne a Home Office, vagy csak magunkat áltatjuk? Mi a biztosíték arra, hogy otthonunkban nem hagyjuk el magunkat és biztosan a feladatainkra koncentrálunk?
Ennek jártunk utána.
Egyes szakmákban a távolról végzett munka teljesen természetes. Ez alatt érthetjük például a szabadúszó informatikusokat, egyes marketing szakembereket, vagy akár az írókat is. Ők alkalmazkodtak a négy fal közötti munkához, kialakították a megfelelő napi rutint, és tisztában vannak vele, hogyan legyenek eredményesek.
Mi a helyzet az általános irodai munkákkal? Az alkalmazottak többsége hozzászokott a napi 8 órához, és eszerint osztotta be napi teendőket, figyelt arra, hogy minél gyorsabban és minél pontosabban végezze a munkáját, sőt a munkaidejébe azt is belekalkulálta, hogy mikor ugorjon le ebédelni.
Home Officeban hajlamos vagyunk arra, hogy elhagyjuk magunkat. Szokatlan helyzet számunkra, nincs megszokott rutin, az íróasztalunkon nem találhatók meg a fontos céges papírok és eszközök, a szobánkban szívesebben foglalkozunk a munka helyett mással. Mindez a munkaminőség romlásához vezethet.
Az otthoni munkavégzés nagy fokú rugalmasságot, önállóságot és önfegyelmet igényel. Meg kell tanulnunk alkalmazkodni az új helyzethez, halogatás helyett megfelelően kell beosztani az időnket, és ki kell alakítani a munkavégzéshez alkalmas teret.
Az Everestnél az elmúlt hetekből tanulva már mindannyian zajmentes és ingermentes szobákban dolgozunk. Külön odafigyelünk rá, hogy a rendelkezésre álló időt a lehető leghatékonyabban töltsük ki.
Nagy gondot jelenthet az, amikor összefolyik a munka a magánélettel. Ez elkerülhető, ha tudatosan építjük fel a napunkat, a pizsamánk helyett formálisabb ruhát öltünk magunkra, megfelelő időt szentelünk a nagyobb étkezéseknek és nem hagyjuk, hogy a munkaidő leteltével továbbra is a gépet nyomkodjuk. Ha betartjuk a megkötéseket, akkor szét tudjuk választani a magánéletet a munkától, és el tudunk határolódni a személyes ügyeinktől.
Az Everestes kollégák is igyekszenek megtartani az egyensúlyt. A munkaidő leteltével végezzük a házimunkákat, a kertben kertészkedünk, a gyerekekkel játszunk, vagy egyéb szabadidős tevékenységeket végzünk.
Az otthoni munkavégzésnek az egyik legnagyobb hátránya a kevesebb személyes kapcsolat. Elmagányosodáshoz vezethet az emberi kapcsolatok hiánya, és félő, hogy magukba fordulnak azok, akik egyedül élnek. Fontos, hogy az irodán kívül is tartsuk a kapcsolatot a kollégákkal, akár telefonon, e-mailben, akár internetes portálokon. Ez segíthet abban, hogy fennmaradjon a valahová tartozás érzése. A kollégákkal ötletelhetünk is a felmerülő kérdésekben, amely segítségével növelhető a csapat hatékonysága.
Az Everestnél a folyamatos kapcsolattárs mellett kiemelt szerepet kap az összetartás is. Nincs olyan, hogy a kérdéses ügyekben ne segítsen valamelyik kolléga. A Home Officeban végzett munkáról még kihívást is indítottunk, „Home Office Challenge” néven. Egymás szórakoztatása érdekében gyűjtük azokat a kedves, megmosolyogtató képeket, amelyek bemutatják, hogy ki hogyan végzi otthonról a munkát.
Nem szabad elfelejtkezni a testmozgásról sem. Sokan a kanapéról dolgoznak és nem tartanak szünetet. Ilyenkor elgémberedhet a nyakunk, hát és derékfájás alakulhat ki, és akár mozgásszervi panaszokat is felmerülhetnek. Éppen ezért nagyon fontos, hogy bizonyos időközönként megmozgassuk magunkat, sportoljunk, szívjunk egy kis friss levegőt.
A rendkívüli és szokatlan időszak miatt érthető módon mi sem megyünk az utcára, de ez nem jelenti azt, hogy a lakásban vagy a házban ne tudnánk testmozgást végezni. Több kollégánk is az otthoni, kerti elfoglaltságokra tért át.
A Home Office sok buktatót rejt magában. Elsőre furcsa lehet kiszakadni a megszokott irodai közegből, de némi odafigyeléssel és tudatos gondolkozással az otthonunkban is lehet ugyanolyan hatékony a munkavégzésünk.
Hogyan légy effektív Home Office-ban?
Számos vállalat nem szívesen engedi meg az alkalmazottai számára a Home Office lehetőségét, csak a próbaidő leteltével, a bizalom kialakulása után. Vannak olyan szektorok, ahol ez a fajta munkavégzés egyáltalán nem kivitelezhető, gondoljunk csak az egészségügyre, vagy az iparra. Ezzel szemben más cégeknél teljesen természetes, hogy heti több alkalommal otthonról dolgozzanak a munkavállalók.
A jelenlegi krízishelyzetben, amelyik cég teheti, otthoni munkavégzésre tér át, ezzel védve saját kollégáit a megbetegedés veszélyeitől. De hogyan legyünk hatékonyak otthonunkban, amikor nincs személyes kapcsolatunk kollégáinkkal és a legkisebb nesz is képes elvonni a figyelmünket a munkavégzéstől?
Íme néhány hasznos tanács, amellyel effektívebbé tehetjük az otthoni munkavégzésünket:
Rutin kialakítása: Otthon a napi rutint nehéz kialakítani, a nap könnyedén elszaladhat, a munka és a magánélet összefolyhat. Megoldást jelenthet akár egy lista is, amelyben összeírjuk, hogy az adott napon pontosan mit mikor szeretnénk elvégezni.
Az Everestnél például hétfőnként videómeetinggel kezdjük a napot, átbeszéljük a fontos tudnivalókat, teendőket, majd mindenki nekikezd a feladatainak. Mindannyian tudatosan felépítve folytatjuk a munkaórákat, egyesek csapatban mások egyénileg. Munkavégzés közben fontos leszögezni, hogy a napi étkezéseket sem szabad kihagyni, hiszen enélkül semelyik nap sem lehetne eredményes.
Megfelelő öltözet: A monoton hétköznapokon mindannyian nyilvánvalónak tartottuk, hogy a cég által előírt öltözetben jelenjünk meg munkahelyünkön. Viszont Home Office-ban az emberek többsége úgy gondolja, hogy bőven elegendő, ha ébredés után a pizsamájukban dolgoznak. Mindez nagyon vonzónak tűnhet, de félő, hogy a kényelmesség ronthat a munkamorálon.
Az Everestnél korábbian is elvárt volt, hogy a kollégák business casual előírásoknak megfelelő öltözetben jelenjenek meg minden nap, ezzel megtisztelve egymást és ügyfeleinket. Ez az elvárás Home Office-ban sem változott, videóbeszélgetések közben akár az ügyfelek, akár a kollégák között preferáljuk a formálisabb öltözetet.
Megfelelő hely: Ahhoz, hogy a lehető legjobban tudjuk végezni feladatainkat, elengedhetetlen a nyugodt, zajmentes szoba. Ez a szoba amennyiben lehetséges, legyen távol a gyerekzsivajtól és a konyhai szagoktól.
Videokonferencia esetén kerüljük az olyan szobákat, amelyben családi fotók vagy személyes tárgyak találhatók, szükség esetén érdemes lehet ezen tárgyak elpakolása. Kollégák közti beszélgetéskor is furcsa helyzetet teremthet például egy-egy gyerekjáték látványa.
Az Everestnél éppen ezért igyekszünk olyan szobát kialakítani, ahol nyugodt körülmények között végezhetjük a munkánkat és ahol videóbeszélgetés esetén megfelelően kommunikálhatunk egymással és az ügyfelekkel.
Folyamatos kapcsolattartás a kollégákkal: A személyes kapcsolattartás eddig mindenki számára kézenfekvő volt, nem is gondoltunk bele, hogy ennek a hiánya mekkora nehézségekkel járhat. A mai modern világban szerencsére minden eszköz adott ahhoz, hogy kapcsolatot tudjuk tartani egymással a négy fal között is.
Ahogy a korábbi cikkükben megírtuk, az online meetingeket a Zoom nevű alkalmazás segítségével oldjuk meg. Emellett kommunikálunk még e-mailben, Slacken és Skypeon is, sőt a közösségi oldalak is nagy segítséget nyújtanak számunkra.
Az új kollégák esetében még fontosabb lehet a folyamatos kapcsolattartás. Az Everestnél mindannyian nyitottak vagyunk a tehetségekre, ezért az új kollégákkal sem szakad meg a kapcsolat. A betanítást jelenleg Skype-ról végezzük és ha bármi kérdés felmerülne, rögtön tudunk rá válaszolni.
Szünet tartás: Senkinek sem tesz jót a folytonos monitor nézés, ezért kifejezetten ajánlott a szünetet tartás. Érdemes ilyenkor egy kicsit kiszellőztetni a fejünket, tenni egy sétát a kertben, megmozgatni magunkat vagy a kedvenc nassolnivalónkat fogyasztani.
Az Everest csapatában mindig is bevett szokás volt a kisebb szünetek tartása, ilyenkor közösen reggeliztünk vagy ebédeltünk. Ez a szokás Home Office-ban sem szűnt meg. Videóchatelés közben akár még mókásabb lehet a reggeli elfogyasztása.
Az otthoni munkavégzéshez ugyan nincs kifejezett előírás, de reméljük, hogy ezzel a néhány tanáccsal a segítségetekre lehetünk, és a praktikákat alkalmazni tudjátok. Ne felejtkezzetek meg a munka-család egyensúlyról sem, ennek fenntartására mindannyiunknak szüksége lesz az elkövetkezendő napokban.
- Judit Sáfrán -
